“Una correcta consultoría en MRO incide directamente en la reducción del gasto”

Femke Annemarie Jamoel es Category Manager Producción & MRO en Fullstep. Como experta en liderazgo de equipos y gestión de proyectos, es responsable de acometer con garantías, proyectos de reducción de costes y optimización de Compras.

P. ¿En qué consiste el concepto de MRO?
R. El concepto de MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) se refiere a la compra de todo el material necesario para el correcto funcionamiento de la cadena de producción de una fábrica o industria. Se resumiría como la compra de los servicios de mantenimiento de todo tipo.
Todas las fábricas tienen muchos trabajos de mantenimiento para sus líneas de producción y muchas piezas. De ahí que haya dos grandes categorías: por un lado, las piezas para mantener dichas líneas y, por otro lado, los servicios de mantenimiento para que funcionen correctamente.

P. ¿Por qué son necesarias las compras de MRO?
R. La mayoría de las empresas gastan mucho dinero en las compras que tienen que ver con sus líneas de producción, ya que de forma habitual son muchas y muy pequeñas, pasando en ocasiones desapercibidas. El gran problema con el que se encuentran estas empresas es que dichas compras las realizan los propios ingenieros o las personas que realizan el mantenimiento de la línea, lo que supone una dispersión en los procesos de compra, así como una gran pérdida de dinero. Estas compras las suelen realizar con rapidez para evitar que la línea de producción permanezca parada, ya que eso supone un gasto realmente importante para las compañías. Con la consultoría de MRO se genera una lista de proveedores, con un contrato y un precio establecido dirigiendo al ingeniero y al responsable de mantenimiento hacia los proveedores que son más interesantes, no sólo en coste, sino también en calidad y eficiencia para la empresa, reduciendo así el gasto.

P. ¿Cómo es el proceso de optimización de la compra de MRO?
R. Comienza con toda la información que extraes del ERP corporativo. Analizas qué se compra, dónde, a quién, cuánto se usa, los contratos que hay, las condiciones de pago, etc. Ves lo que tiene el cliente y a partir de ahí, defines las categorías que hay, agrupando las compras. Una vez definido todo esto, se procede a la interlocución con los Stakeholders, las partes interesadas de dichas compras, como por ejemplo el Jefe de Planta o el Jefe de Producción, identificando sus peticiones, sus requerimientos y si hay algún factor interno a tener en cuenta, como, por ejemplo, la existencia de un proveedor estratégico. Posteriormente se realiza un análisis del mercado, identificando a los proveedores, los tipos, los precios que manejan, qué parte es margen, qué parte es coste o logística, así como averiguar dónde están dichos proveedores, y cuáles son los actuales y los potenciales. En definitiva, se hace un análisis de la industria, y se identifican los riesgos y las oportunidades. A partir de aquí se hace una definición de la estrategia, definiendo de manera conjunta con el cliente lo que se va a hacer, finalizando así la optimización de la compra y obteniendo las distintas palancas de ahorro.

P. ¿Qué tipos de palancas de ahorro hay y cuáles serían las más importantes?
R. Las palancas de ahorro se podrían englobar en 6 tipos, diferenciándolas entre las que afectan a los proveedores y las que son soluciones más de ámbito interno:
Proveedores:
- Supply Market Levarage: Atañe al mercado de los proveedores, a negociar sobre el precio, por ejemplo, al comprar una máquina negocias ya el precio de MRO; sobre el número de proveedores que hay (es más fácil controlar a un único proveedor que a mil).
- Supply Base Restructuring: Aquí se trabaja sobre la gestión y la estructura de las compras. Se puede ir a comprar directamente al fabricante y no al distribuidor, o comprar marcas genéricas en vez de las propias del fabricante para ahorrar costes.
- Value Added Relationships: Se refiere a las relaciones con los proveedores, siendo conveniente establecer una relación a largo plazo que nos favorezca a la hora de negociar los contratos.
Ámbito Interno:
- Process, Effectiveness & Compliance: Lo peor que le puede pasar a una fábrica es que se le pare su línea de producción, de ahí que sea necesario establecer un mantenimiento preventivo para evitar que eso ocurra.
- Total Cost Management: Aquí se trabaja sobre todos los costes del producto. No solo sobre el coste por pieza o servicio, sino también sobre el coste del personal involucrado en la compra; sobre el coste de logística; el inventario, analizando si es conveniente tener las piezas en stock o no, así como determinar si es mejor reparar las piezas o comprarlas nuevas, por ejemplo.
- Design & Specification Optimisation: Se trata de ver si la empresa puede cambiar la especificación de una pieza más fácil para la compra o establecer una lista de proveedores precalificados entrarían dentro de esta palanca de ahorro.

P. ¿El MRO está de moda?
R. Actualmente las empresas se fijan más en las compras de MRO, ya que en la época de crisis se convirtió en fundamental el control del gasto en las empresas. En Fullstep ofrecemos distintas soluciones que permiten optimizar los costes que facilitan la supervivencia de las empresas, ya que el control de este tipo de costes genera más margen de beneficio.
Además, cada vez contamos con más datos que nos permiten gestionar todos los pedidos y las compras. En la actualidad se pueden analizar esos datos y trabajar sobre ellos, no como se hacía antiguamente mediante la revisión manual de facturas y hojas de pedido. Con los nuevos sistemas, se controla también la compra directa por parte de cualquier empleado, ya que hay unos protocolos que seguir y que impiden que las compras se hagan sin supervisión. Todo esto, conlleva a, como decíamos, un control del gasto y una optimización de los costes, lo que es fundamental para la supervivencia de las empresas, siendo actualmente una categoría que, sí podría decirse que está de moda, ya que una correcta consultoría en MRO incide directamente en la reducción del gasto.

P. ¿Ha cambiado la gestión de compras de MRO en los últimos años?
R. En MRO hay un problema a tener en cuenta que reside en el cambio de los precios de manera brusca, provocados por ejemplo por la subida o bajada del precio del petróleo, o por un huracán en EE. UU. Esto nos obliga a ser muy rápidos en el cambio, siendo fundamental saber adaptarse a los cambios con la mayor celeridad. En los últimos años hemos podido constatar como el departamento de compras tiene como retos fundamentales el adaptarse con rapidez al cambio, el contar con una logística igual de rápida y el tener especial cuidado con el Social Media por la visibilidad que otorga. Asimismo, el fenómeno Big Data también es de especial importancia, ya que hay un volumen de datos muy grande para analizar y ha supuesto un gran cambio para los departamentos de compras.

P. ¿Cuánto se puede ahorrar y qué tipo de empresas se pueden beneficiar con la optimización de las compras de MRO?
R. Está comprobado que con un buen análisis estratégico de MRO se puede ahorrar entre un 8 % y un 25 % de los costes totales, dependiendo de los tipos de compras y de si en la empresa se ha hecho anteriormente alguna optimización de compras. En cuanto a las industrias que se pueden beneficiar de las compras de MRO serían todas aquellas que tienen líneas de fabricación, incluida la industria aeronáutica.

P. ¿Cuáles son las claves para conseguir un buen ahorro?
La clave principal para conseguir un buen ahorro es hacer un buen análisis, sabiendo interpretar bien las palancas de ahorro, y haciendo una correcta implementación de dicho análisis. Ser ágil en la adaptación al cambio y revisar la estrategia a corto o medio plazo ajustándola a las necesidades concretas de la empresa es otra de las claves a la hora de conseguir el ahorro. Además, una clave muy importante también sería la correcta comunicación interna con los Stakeholders. Es vital saber trasladar a las personas implicadas el trabajo que queremos hacer para que lo tengan en cuenta y estén de nuestro lado. El Jefe de Planta, el Jefe de Producción y el Jefe de Mantenimiento son partes fundamentales en la optimización de compras de MRO y del entendimiento por su parte de nuestro trabajo radica el éxito de todo lo que hemos realizado.

P. ¿Destacaría alguna estrategia en la optimización de compras de MRO?
R. Una de las estrategias que se pueden plantear en MRO es dirigirnos a la figura, relativamente nueva, del Spare Part Consolidator, que consistiría en dirigirnos a un único proveedor que va a gestionar todas tus compras. Hay empresas que cuentan con estas figuras, y que cuentan con un conocimiento tan elevado del sector que facilita la compra de todo lo que se necesita en MRO. Una vez realizado el análisis se determina si la estrategia a seguir es la de contar con una lista de proveedores calificada o tener un proveedor único. En este caso, y para evitar el riesgo de que las compras sean realizadas siempre por la misma persona, se firman unos contratos con garantías de ahorro y cumplimiento de determinados objetivos. La figura del Spare Part Consolidator se integra dentro de la fábrica del cliente y trabaja en coordinación con el departamento de compras y con el personal dentro de la línea.

P. ¿Cómo puede ayudar una Consultora como Fullstep a la dirección de compras a realizar una optimización del proceso en MRO y a conseguir ahorros sostenibles?
R. Fullstep, como empresa líder en la gestión de compras y aprovisionamiento, aporta expertise, consultores con amplia experiencia y el software necesario para la gestión de las compras.
En MRO los procesos son cambiantes y es muy difícil para el personal interno de la compañía hacer todo el trabajo de análisis, fundamentalmente por la falta de tiempo y conocimiento. Las empresas que contratan a Fullstep lo hacen sabiendo que contarán con el acompañamiento de consultores con un expertise que no tienen en su casa, y lo hacen con el objetivo de cambiar la estrategia. En Fullstep hacemos el análisis, la estrategia, recomendamos los proveedores, cerramos los contratos, ayudamos en el flujo interno, y acompañamos al cliente en la implementación y en la gestión del cambio.
Uno de los valores diferenciales de Fullstep es que cuenta con especialistas con amplia experiencia en el área de MRO, además de disponer de amplia información de proveedores, lo que nos permite contrastar los precios, conocer su nivel de servicio, etc. Además, el uso de la tecnología en la gestión de las compras nos permite realizar análisis de gran volumen de datos, gracias a nuestros programas donde podemos realizar compras electrónicamente y comparar las ofertas recibidas, facilitándonos la negociación futura.

 

Sobre Femke Annemarie Jamoel. Su andadura en el ámbito de la gestión de Compras y cadenas de suministro comenzó en el año 2004 en BP Solar, donde trabajaba como encargada de las compras de CAPEX, MRO y material para la producción de los paneles solares de las fábricas de Australia, EE. UU, España, India y China.
Tras su paso por AMPER, S.A, donde asumió el puesto de directora de Compras, Logística y Servicios Generales; y por INAER, donde lideró un equipo de 45 personas comprando MRO, mantenimiento, repuestos, servicios generales y gestionando la cadena de suministro y los almacenes, Femke aterriza en Fullstep.

(Contenido remitido por Fullstep)

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