Personas, tecnología, espacios y rendimiento ¿Cómo debemos contratar estos servicios?

Cuando hablamos de Facilities a muchas personas les viene a la cabeza el concepto de Facility Management, la cual solo es una disciplina dentro de este apasionante mundo.

POR IVÁN MARTÍN. DIRECTOR DE FACILITIES Y SSGG EN AERCE

Permítanme introducirles como se merecen a esta categoría de productos y servicios:

• En los últimos años ha pasado de un peso del 6,8% del PIB a casi un 8,5% del PIB Español lo que representa una facturación estimada en el 2018 de
99.137 millones de €, casi 5.000 millones de € más que las TIC a las que ha superado en los últimos dos años.

Emplea a más de 1 millón de personas de forma directa.

• Dentro del concepto de Facilities y SSGG (Servicios Generales) se engloban cerca de 300 familias diferentes de productos y servicios.

• Es el segundo mayor centro de coste de las empresas, después de las nóminas.

• El coste de un puesto de trabajo (sin incluir el salario del empleado) en ciudades céntricas como Madrid y Barcelona en zonas céntricas se estima
en un coste anual de 9.000€ por puesto de trabajo.

• La gran mayoría de los empleados de este sector están sujetos a la subrogación laboral, con responsabilidad subsidiaria para el contratista.

Estas cifras solo sirven para ilustrar la relevancia de la gestión de Compras de estas familias. Nos impactan desde un punto de vista organizativo, económico, de gestión de riesgos, etc. pero apenas solemos
definir una estrategia global para la contratación de los mismos, sin atender en muchas ocasiones a otro factor que el coste directo de los servicios.

Realmente las nuevas tecnologías nos abren un frente de oportunidades en dos perspectivas:


1) En la aplicación de la tecnología a servicios de limpieza, mantenimiento, seguridad, …. donde ya tenemos ejemplos de drones que limpian zonas de
difícil acceso, de robots que limpian por la noche, o de zonas de alta seguridad vigiladas con sistemas
autónomos…

2) Pero también desde la óptica de las soluciones de movilidad y de teletrabajo que hace que cada vez más profesionales desarrollen una gran parte
de su jornada laboral desde su domicilio, pudiendo, con una estrategia adecuada coordinada con la Dirección General de la Empresa y con el Departamento
de Recursos Humanos, generar importantes ahorros en la gestión de los espacios, etc. teniendo que trabajar siempre con una planifica-ción a varios años para ajustar el espacio real que
vamos a precisar (recordad el coste de 9.000€ por puesto de trabajo en zonas céntricas y de entre 6.000 y 7.000€ en otras áreas)

Con este artículo solo pretendo lanzar algunas reflexiones que nos permitan a todos los compradores mejorar en la eficiencia en la gestión de estos servicios.

Y por eficiencia me refiero en primer lugar a tener una visión disruptiva con la situación actual de cada organización para, con una visión crítica, determinar
las necesidades reales, de espacio, servicios, ... como punto de partida.

En este primer paso, es fundamental entender y analizar las necesidades de las personas que van a desempeñar sus trabajos en estos puestos, conocer
sus inquietudes y de alguna forma tener siempre en consideración su opinión en todo el proceso.

El segundo paso sería determinar las tareas y frecuencias de los servicios relacionados. Casi un 60% de las contrataciones de servicios como la limpieza, seguridad
o mantenimiento, se siguen haciendo en base al coste de hora/recurso, sin determinar previamente qué trabajos son necesarios, con qué frecuencia y de
qué forma, sobrecontratando en ocasiones muchos más recursos de los que la organización precisa. Aquí podemos hablar de que no es mejor comprar lo más
barato, sino lo que realmente necesitas.

El tercer paso pasaría por hacer un análisis de riesgos de cada uno de los potenciales proveedores de estos servicios. Sobre todo, en los servicios con mucho
personal como mantenimiento, conserjerías, seguridad, limpieza, donde el riesgo de la subrogación excede en muchos casos en cinco o seis veces el coste del
servicio contratado.

El siguiente paso radicaría en analizar usos alternativos o complementarios de la tecnología para las necesidades ya determinadas previamente. Cada vez
disponemos de más tecnología y soluciones para las necesidades más inverosímiles, por lo que es importante innovar y capturar esta innovación de nuestro
entorno.

Continúa... Puedes leer el artículo completo (y mucho más contenido de la Revista Gestión de Compras) en el área para asociados. Pincha aquí: REVISTA GESTIÓN DE COMPRAS

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