La movilidad de los empleados tras el COVID-19 y el ahorro de costes. Casos de éxito y claves a la hora de contratar y gestionar los viajes corporativos y la gestión de la movilidad

Las empresas se encuentran ante el reto de que sus empleados comiencen a viajar en unos mercados que se están reactivando, sin olvidar que, una de las prioridades estratégicas en la gestión, pasa por la disminución de sus estructuras de costes, es decir, ahorro, y aporte de valor en la compra. En el evento realizado el pasado 9 de junio tuvimos oportunidad de descubrir las claves para mejorar los resultados y la competitividad de la empresa a través de las buenas prácticas en la compra y contratación de la movilidad corporativa, en una sesión en la que se dio respuesta a las siguientes preguntas: ¿Cuál son las últimas tendencias y oportunidades?, ¿qué estrategias son más efectivas en la compra alcanzando la mejor propuesta de valor?, ¿qué medidas de mejora tenemos que tener en cuenta respecto a esta temática?, ¿cuáles son los indicadores cualitativos y cuantitativos en el análisis y seguimiento del gasto que agilizan la toma de decisiones estratégicas en este sector? En resumen: control del gastos en viajes nacionales e internacionales, movilidad corporativa y big data y control de la información.

La ponencia sobre visibilidad y control de gastos en los viajes internacionales fue realizada por Jordi Sala, strategic account director en Captio. Revisó los puntos a tener en cuenta sobre el coste real, sobrecostes, entornos multidivisa y claves en la conciliación con la agencia intermediaria. Trató temas tan interesantes como la visibilidad del coste total por parte del empleado, costes de multidivisa y su control, un caso real del cliente reforzando la información sobre comparativa, kpis, alertas, conocer el gasto que nos se controla, identificación de costes repetidos, contratación de servicios fuera de política… y muy interesante, el control y los resultados comparativos una vez gestionado y controlado. "Navegando en la información y en la evolución de la cuenta de viajes".

A continuación, hablamos de Big data, del control de gastos en proveedores de viajes y en representación por parte de Jesús Ángel Cervantes, sales manager en Amadeus. Puso en común conceptos como el análisis de datos nos da la oportunidad de controlar y mejorar nuestras negociaciones con proveedores, cómo una herramienta end to end con una capa de análisis de datos potente nos va a permitir gestionar mejor nuestro negocio y llegar a los objetivos de ahorros que nos propongamos, los viajes corporativos son claves en la recuperación económica, conclusiones del estudio Forrester, en los que se basan para la estrategia actual. Y la importancia de una visión triple: tecnología, que va muy rápida y con un futuro a corto plazo; seguridad, que es crítica y en la que la evolución y concienciación es importante; y el control del dato, esencial para Compras. "La actualización de la información en tiempo real en todo momento nos da visibilidad”.

Posteriormente, vimos las ventajas del medio de pago para la gestión global de viajes, por Carlos Martín, team manager large sales y partnership en American Express Europe: por qué puede tener sentido homogeneizar el medio de pago si nuestra Empresa tiene presencia en otros Países, analizamos los diferentes modelos de gestión de gastos de viajes que puede convivir dentro de un Programa global, valoraremos tendencias en nuevos productos, servicios o tecnologías relacionados con pagos de viajes, representación y movilidad, que nos proporcionen ahorros de costes y eficiencia en procesos, la importancia de tener capacidad y un experto en cada región a nivel mundial, recomendaciones para el equipo de compras en una implantación global, usos del v-payment y cuándo utilizarlo con posibilidad de creación directa de los números de tarjetas. "Análisis y evolución de nuestras necesidades, con un dato, en España somos pioneros en tecnología en sistemas de pago".

Seguimos avanzando en las ponencias y compartimos casos de estudio de implementación del shuttle dinámico (transporte compartido y con chófer, trayectos bajo demanda y en tiempo real), por José María Campos, CEO en Celering. Nos mostró dos implantaciones de nuevas soluciones de movilidad. Nos contó las claves en la implementación en la empresa de este tipo de solución y habló de las consecuencias, control del gasto y monitorización. "Una startup, tecnológica, de movilidad, con soluciones que están implantadas en otros lugares del mundo".

Por último, un caso de éxito en la gestión de Compras por Isabel Galarraga, responsable Área Servicios Exteriores de Compras en la Universidad de Navarra. Durante la charla, puso en común con todos los asistentes las claves a la hora de contratar y gestionar los viajes corporativos y la gestión de la movilidad en momento covid, nos contó su experiencia, y las pautas que están siguiendo: flexibilidad, seguridad, información (al viajero, del viajero, ahorro), sostenibilidad, menos viajes más largos, sla, identificar necesidades, expensies, administración y movilidad. "La importancia que tiene para la gestión de viajes saber qué está ocurriendo, tener datos para adaptarnos y planificar", comentó.

Por Juan del Rey, responsable de Desarrollo de Negocio. 

Modificado por última vez en 15/06/2021

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